Alkuun pääseminen

Tervetuloa Todoistiin!

Alkuun pääseminen

0%

Tämä opas auttaa sinua oppimaan Todoistin perusteet ja pääsemään alkuun pysyäksesi järjestyksessä ja ajan tasalla kaikesta, mitä sinun täytyy tehdä.

Opit käyttämään Todoistia:

  • Seuraa kaikkia tehtäviä, jotka on suoritettava
  • Isojen projektien järjestäminen ja niissä edistyminen
  • Suunnittele päiväsi saadaksesi enemmän irti

Joten aloittakaamme!

Tehtävien seuraaminen

Tutkimuksista on käynyt ilmi, että aivomme on suunniteltu ajattelemaan keskeneräisiä tehtäviämme. Tämä on kätevää, jos sinun täytyy työskennellä yhden asian parissa. Ei niin hyvä, kun yli 30 tehtävää kamppailee huomiostasi samaan aikaan.

Siksi ensimmäinen askel on luetteloida päässäsi pyörivät tehtäväsi tehtäväluetteloosi, jolloin työ- ja arkielämäsi pysyvät järjestyksessä. Voit järjestellä ja priorisoida tehtäväsi, jotta tiedät mihin pitää keskittyä ja milloin.

Uusien tehtävien lisääminen

Voit lisätä uuden tehtävän Todoistiin klikkaamalla + tai käyttämällä pikavalintaa Q avataksesi tehtäväikkunan, kirjoita tehtävän nimi ja paina Enter.

Suosittelemme myös lataamaan sovelluksemme macOS-, Windows-, iOS- ja Android-alustoille ja monille muille, jotta voit kirjoittaa tehtäväsi muistiin Todoistiin hetkessä, missä ikinä oletkin.

Eräpäivät ja ajat

Jos tiedät, että sinun täytyy suorittaa tehtävä tiettynä päivänä, kirjoita silloin eräpäivä ja/tai aika tehtäväkenttään.

Todoist-vihje:

Todoist tunnistaa automaattisesti ja lisää eräpäivän, jotta voit luoda tehtäviä nopeasti, varsinkin mobiilisovelluksissa. Jos haluat korostetun sanan tai lauseen osaksi tehtävänimeä päivämäärän sijasta, klikkaa sitä poistaaksesi korostuksen.

due date

Voit myös lisätä toistuvia eräpäiviä tehtäviisi, kuten joka kuukauden ensimmäinen, joka 2. viikko alkaen 1. kesäkuuta tai joka maanantai. Kun olet suorittanut tehtävän, eräpäivä siirtyy seuraavaan ajankohtaan, jotta et unohtaisi sitä seuraavalla kerralla. Täydellinen tapa muistaa kaiken vuokran maksusta neljännesvuosittaisten raporttien lähettämiseen.

repeating due date

Alitehtävien luominen

Yritä tehdä tehtävistäsi konkreettisia ja hallittavia, jotka voisit suorittaa tunnissa tai nopeammin. “Perusta oma yritys" on suuri, epämääräinen ja helppo lykätä myöhemmäksi. "Luetteloi 25 mahdollista yritysideaa" tai "Soita Jarkolle saadaksesi suosituksen pienyritysten asianajajasta" ovat helpompia vaiheita, jotka eivät tarvitse ylimääräistä päätöksentekoa aloittaaksesi.

Voit lisätä pienemmät vaiheet alitehtävinä "päätehtävän" alapuolelle. Luo alitehtävä vetämällä ja pudottamalla tehtävä päätehtävän alapuolelle.

Jotkut tehtävät voivat sisältää niin paljon vaiheita, että sinun kannattaa itse asiassa muuttaa ne projekteiksi…

Projektien järjestäminen

Projektien avulla voit järjestellä tehtävät erillisiin luetteloihin. Todoistin mukana tulee vakioprojekteja, joilla pääset alkuun, mutta voit luoda, poistaa, nimetä uudelleen, järjestää uudelleen ja värikoodata projektit haluamallasi tavalla.

edit project

Uusien projektien luominen

Useimmat käyttäjät ovat huomanneet hyödylliseksi erottaa tehtävät laajoiksi projekteiksi, kuten Työ ja Henkilökohtainen. Sitten he luovat uusia projekteja isommeille ja pitkäaikaisille asioille, joiden parissa työskentelevät. Esimerkiksi:

  • Jos olet opettaja, voit luoda projektin jokaiselle opettamallesi luokalle.
  • Jos olet ohjelmistokehittäjä kehitystiimissä, voit luoda uuden projektin pitääksesi kirjaa jokaisesta sprintistäsi.
  • Jos työskentelet markkinoinnissa, voit luoda projektin jokaiselle uudelle kampanjalle, joita suunnittelet.
  • Jos olet freelancer, voit luoda projektin kullekin asiakkaalle. (Voit jopa jakaa projekteja asiakkaiden kanssa.)
project examples

Voit luoda uuden projektin klikkaamalla projektiluettelon alareunassa olevaa Lisää projekti -painiketta, kirjoita projektin nimi, valitse väri, jotta se erottuu muista ja paina Enter-painiketta.

Projektien suunnittelu

Yritä pitää projekitiluettelosi mahdollisimman yksinkertaisena. Se helpottaa päättämistä, mitkä tehtävät kuuluvat mihinkin ja auttaa keskittämään aikasi ja energiasia useisiin tärkeisiin projekteihin. Voit aina lisätä projekteja myöhemmin.

Jokaisen uuden luomasi projektin yhteydessä kysy itseltäsi, mitkä seuraavat vaiheet on suoritettava päästäksesi eteenpäin. Älä välitä, vaikka et saisi listattua kaikkea muistiin kerralla, tarpeen mukaan voit palata lisäämään puuttuvat vaiheet. Lisää jokainen vaihe tehtävänä projektiin.

Päästäksesi alkuun, tunnista ensimmäinen konkreettinen vaihe viedäksesi projektia eteenpäin. Vedä ja pudota se tehtäväluettelon ylimmäiseksi.

Todoist-vihje:

Voit lisätä tehtävän nopeasti tiettyyn projektiin kirjoittamalla # tehtäväkenttään. Todoist automaattisesti näyttää olemassa olevat projektit ja rajaa tuloksia jatkaessasi projektin nimen kirjoittamista.

Yleiset-projektisi

Mikäli et ole varma, mihin järjestät uudet tehtävät, lisää ne Yleiset-projektiin ja päätä myöhemmin. Yleiset toimii oletusluettelona tehtäville, joilla ei ole vielä projektia. Kun olet valmis, vedä ja pudota tehtävät oikeisiin projekteihin.

Nyt kun sinulla on konkreettinen ja toteuttamiskelpoinen suunnitelma projektien toteuttamiselle ja tavoitteiden saavuttamiselle, katsotaanpa, miten voit muuttaa suurikokoiset suunnitelmasi järjestettyyn päivittäiseen tehtäväluetteloon.

Päiväsi suunnitteleminen

Tehtävien luettelointi ja järjestäminen voi tuoda suurta helpotusta, kun tunnet olevasi ylikuormitettu.

Mutta Todoistin todellinen voima on auttaa sinua suunnittelemaan, kuinka vietät päiväsi varmistaaksesi, että edistyt itsellesi tärkeissä asioissa.

Tänään ja Seuraavat 7 päivää

Tänään- ja Seuraavat 7 päivää -näkymien avulla voit nähdä kaikkien projektien tehtävät, jotka erääntyvät tänään tai seuraavien 7 päivän aikana.

Seuraavat 7 päivää -näkymän avulla voit helposti suunnitella ja tarkistaa tulevan viikon aikataulun. On suositeltavaa viettää hetki sunnuntaina tai maanantaiaamuna saadaksesi kokonaiskuvan tulevasta viikosta.

next 7 days

Tänään-näkymän avulla pysyt keskittyneenä oleellisiin asioihin päivittäin. Tänään-näkymästä voit tarkistaa pitkin päivää, mitä sinun täytyy vielä suorittaa. Voit jopa tulostaa päivittäisen tehtäväluettelon ja säilyttää sitä pöydälläsi.

Todoist-vihje:

Voit tarkistella ja suunnitella tehtäviä kauemmas tulevaisuuteen. Kirjoita päivien määrä – esimerkiksi 30 päivää – pikahakuun tarkistellaksesi tulevia tehtäviä.

view tasks for the next 30 days

Tehtävien priorisoiminen

Monet ovat kokeneet vaikeaksi ylläpitää tehtäväluetteloa, koska he yliarvioivat, kuinka paljon he voivat saavuttaa päivässä ja epäonnistuvat tehtävien priorisoimisessa.

Tässä on kolme vinkkiä, jotka kannattaa muistaa, kun suunnittelet päiväsi:

  • Kaikki tehtävät eivät ole samanarvoisia

    On helppo antaa tapaamisten, sähköpostien ja muiden pienten, kiireellisten tehtävien täyttää päiväsi. Tämän seurauksena isoimmat, tärkeimmät tehtävät lykkääntyvät myöhemmäksi. Ota hetki tunnistaaksesi tärkeät tehtäväsi ennen kuin istut tekemään töitä. Tässä on helppo ja nopea tapa tehdä se:

    Kysy itseltäsi joka päivän alussa: Mitä minun täytyy suorittaa, jotta olisin tyytyväinen päivän päätteeksi?

    Valitse enintään 3 tehtävää, määritä määräpäivä tälle päivälle ja merkitse punaisella Prioriteetti 1 -lipulla. Näin pidät ne Tänään-näkymän yläreunassa.

    define priorities
  • Suorita tärkeimmät tehtävät ensimmäisenä asiana aamulla

    Nyt kun tiedät kolme asiaa, jotka täytyy suorittaa tänään, on aika viedä ne loppuun asti. Tutkimukset ovat osoittaneet, että tahdonvoima on korkeimmillaan aamulla ennen kuin kymmenet muut päätökset ovat syöneet energiamme. Siksi on tärkeää työstää tärkeimmät tehtävät ensin.

    Jos suoritat vaikeimman tehtävän aamulla, saat vauhtia loppupäivälle. Ja vaikka puhelut, tapaamiset tai sähköpostit keskeyttävät, olet kuitenkin jo edistynyt tärkeimmässä työssäsi.

    Onneksi, jos olet seurannut opasta tähän asti, nämä tehtävät löytyvät järjestyksessä tehtäväluettelon yläosassa jokaiselle päivälle. Avaa Tänään-näkymä ensimmäisenä asiana aamulla ja aloita työstämään tärkeintä tehtävää.

    tasks for today
  • Odota odottamatonta

    Et aina ehdi suorittamaan joka päivä kaikkia tehtäviä. On tavallista aliarvioida kuinka kauan asiat kestävät.

    Siksi Todoistin avulla on helppo olla joustava ja säätää suunnitelmia tilanteen mukaan. Jokaisen päivän päätteeksi voit tarkistaa Seuraavat 7 päivää -näkymän ja pyyhkiä kaikki suoritetut tehtävät pois ja arvioida, mitä sinun täytyy ajastaa uudelleen huomiseksi tai myöhemmäksi tälle viikolle.

    Vedä ja pudota jäljellä olevat tämän päivän tehtävät huomiseksi tai myöhemmäksi.

    Todoist-vihje:

    Voit tarkistaa suoritetut tehtävät klikkaamalla tehtäväluettelon alareunassa olevaa harmaata kellokuvaketta. Jos merkitsit tehtävän vahingossa suoritetuksi, voit kumota sen klikkaamalla valintamerkkiä.

    show completed tasks

Nyt kun tunnet Todoistin perusteet, olet valmis pitämään järjestystä ja hallitsemaan elämääsi.

Jos haluat saada enemmän irti Todoistista, tutustu näihin resursseihin: